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本校群組信件寄送之處理方式
近來接獲教職員及學生反應,時常接獲學校各單位寄發之活動訊息、公告等電子郵件,且同一封電子郵件有時甚至寄送多次,經本館追蹤問題電子郵件發現係寄件者在寄發群組信件時,將本校所有群組(包含教職員、助理及學生)都設為收件者,造成郵件伺服器在瞬間需寄發數百或上千封信件,若有某一位收件者的電子郵件信箱不管是因為任何原因而無法收信時,則系統會將此群組信件視為無法寄送成功,並留在系統寄送佇列中,每隔一段時間重新寄送,直到此封信件寄送成功從佇列中刪除為止,故已成功寄送之收件者會收到多封重覆之信件造成困擾。 另外,為避免群組信件寄送過於浮濫及篩選寄送內容(如黑函、不適合寄送群組之內容,他校有案例透過群組送信給全校師生抹黑別人)。為了解決此一問題,本館已於96年8月21日(星期二)將現行全校教職員生群組改為單位帳號群組,未來寄件者寄送群組信時,會先寄送至各單位帳號,請單位篩選信件後再決定是否轉發信件或改由公告等方式發布訊息。此方式不僅可解決群組信件重複寄送問題,亦可避免群組信件被有心人士用來散佈黑函、不雅文字等內容及群組信件寄送浮濫問題,降低郵件伺服器的負載及提升寄送郵件效率。 若各單位想讓單位帳號信箱的信件,快速且有效率的轉寄到單位內同仁的信箱時,可以透過設定單位帳號自動轉信的功能,將信件自動轉寄出去,至於自動轉信的功能該如何設定,請大家參考資訊櫥窗的文章:自動轉寄信件的小祕訣。
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